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任正非:数点梅花天地春账务小兵手记

华为考察

总 裁 办 电 子 邮 件

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电邮其他【2017】019号   签发人:任正非

数点梅花天地春——账务小兵手记

12月29日,结账工作正如往年一样如火如荼地展开着。三天之后,全球各个子公司的海量数据就会沿着流程IT部搭建的网络,从我们的每个办公点汇聚在这里,等着账务团队日夜相连地撸起袖子大干一番。这是个冬日的午后,正在开结账例会的我们,毫无征兆地被任总“打扰”了一会儿,他很意外地出现在我们的会议室。上次出现在A9咖啡厅,跟梁博开会的时候,我们只是围观的吃瓜群众;今天,我们意外地成为主角,能够围在任总旁边七嘴八舌地讲讲我们自己的故事。小伙伴们欢呼雀跃,拍照的拍照,围观的围观,讲故事的讲故事……

撸起袖子,连轴干

结账是个苦活、累活,在账务干过的人都知道,结一次账、扒一层皮,不累个人仰马翻,谁信?!特别是像我们这样,业务几乎遍布世界的每个角落,一个庞大的、复杂的、运转着的组织,要在几天之内完成财务报告出具,怎么可能是件易事?!结账计划要提前设计到每一个动作,时间要求甚至要精准到每一分钟;每次结账会议的讨论和共识,都要确保大家理解到位,没有漏项,没有踏空,没有偏差,没有误读;每个国家的财务主管,都要保证本国的业务数据和财务数据都已符合结账要求;这才能正式开启结账工作。

别人家的孩子,还有一个月才到春节,就开始在网上抢购春运机票,热热闹闹地讨论春节吃点啥、玩点啥,跟家人商量着出行的计划。账务的孩子,只能眼巴巴地看着别人抢票,在财务报告初稿没有正式提交给审计师前,没人敢提前预定机票,甚至都不确定是否能回家吃顿除夕的团圆饭。遇上春节在二月中,那便是我们的福气,估摸着能回家过个春节;遇上像今年这样的春节时间,那就只能放弃一切的假期计划,踏踏实实地呆在公司结账。海量的数据、复杂的逻辑,N多的维度,超长的链条,谁知道差错会藏在哪里,等着苦苦地折磨我们?!

我们账务团队的承诺是:财务报告、管理报告在次月第五个日历天出具。第五个日历天,而不是第五个工作日,就意味着没有周末的概念,没有节假日的概念,更没有跨年夜的概念,反正月末最后三天到次月最初五天,连轴工作就是常态,没跑!

于是,我们看到:

结账系统自动调度数据,170+系统无缝衔接,7大共享中心流程化运作,模型化、自动化地多维度校验数据。各共享中心利用时差优势,7*24小时不间歇地协同作业,交替完成结账活动。按三类会计准则(中国会计准则、国际会计准则、子公司本地会计准则)分别出具259家子公司的财务报告,并顺利通过外部审计师的验证。

次月第5个日历天, 5家核心公司的财务报告已出具, 8大责任中心、15个地区部、130+代表处的经营报告,已经高质量地推送到各位主管的手机应用上。

囧不囧,看结果

从2012年开始,中国区的应收账款就由我司财务与客户财务直接对账。三年的时间,20名对账会计几乎踏遍了中国的所有省会城市和地级市。

2012年的新疆,我们的一位同事从新疆的喀什坐火车去和田,到客户的现场去对账。结果中途遇到泥石流,铁轨被毁,电脑没电,手机信号中断,火车被困在沙漠中。火车上的方便面瞬间涨到100块钱,史上最贵,关键是还没有水,热水没有,冷水也没有,只能干啃。足足在沙漠中困了两天,道路才抢通恢复,让我的这位同事居然会有重新返人间的感觉。

我们还给任总分享了一个有泪点的小笑话。成都共享中心的一位对账会计,在全国转着圈地出差对账,在城市间辗转奔波了半年后,终于可以功德圆满地回成都了。下了飞机,取了行李,一路狂奔地跑向出租车。踏出出租车的那一刻,顿时语塞了,居然想不起来自己之前租的房子在哪儿,因为那是一个很久没有用到的信息。好在手机里有同事的电话,好在平时人缘还不错,问了一圈,终于有人帮他想起了自家的住址。

于是,我们看到:全球65名应收账款的对账会计支撑5262个客户对账工作。2016年,识别对账差异34亿美元,解决我司与客户的应收差异31亿美元。

讲到此时,任总借此谈起他对质量体系建设的要求。

全面质量管理,涉及公司的各个业务领域,不能一提到“质量”二字,大家就想到产品质量。全面质量管理包括产品质量、交付质量、合同签约质量、渠道伙伴合作质量、行权质量、流程质量、经营质量、财报质量等等。

数据共享,是提高经营质量的基础。继续抓好数据的入口管理,下道作业环节明确提出所需的数据维度,尽量在数据生成的第一个环节一站式提供,减少后续流程不断翻查数据的重复工作量;上游环节要在约定的作业时间内,提供清洁及可靠的数据源;进入账务系统的数据,要通过IT系统集成式提供,手工单据的传递是没有办法保证监控的有效性;账务在作业环节中,不应对业务数据进行修改,业务数据的修正应回到数据源头进行修改。

依托流程内控和财报内控,推动经营管理质量的持续提升。流程内控是行权规范的保障,权力只有被规范地行使,才有可能获得更大的权力,权力前移又能促进经营效率的提升;财报内控是经营结果真实可靠的保障,只有真实的经营结果才能支撑公司长周期的经营投入。流程内控,是将业务控制的要求融入流程设计中,通过流程化的作业来实现自我管理。财报内控,是将对经营质量的要求融入到业务活动中,在财务报告的生成过程中实现账实相符。

有效增长要建立在高质量的流程内控和财报内控上。

客户虐我千百遍,我待客户如初恋

2011年的某天,负责墨西哥与中美洲代表处应收核算工作的陈栾平,接到牙买加财务经理的电话,通报牙买加最大的运营商预计将被收购,我们和这个运营商还有一笔巨额超长期的土建欠款还没回收,可能存在应收风险。屋漏偏逢连夜雨,税局也盯上了这个项目,怀疑华为在这笔交易中存在偷税漏税行为,随即开出1500万美元的罚单。陈栾平,女中小豪杰一枚,立马取消了原本早已安排好的休假,提上箱子就匆匆赶往牙买加。

这个项目已经持续了5年之久,我司“应收余额”与客户“应付余额”间,存在好几千万美元的差异,时间久远、单据不全,各有各立场坚持己见,对账陷入僵局。

陈栾平去找CFO,CFO大门一关,拒人于千里之外;陈栾平就去找CTO,请他帮忙说服CFO,继续与我司核对应收账。谁料,CTO笑眯眯地提出对价条件:“如果你们能帮我们确认清楚每个站点的成本,我就帮你说服CFO。”陈栾平没有犹豫,胸有成竹地说:“没问题!”陈栾平也不客气,直接拉着客户的工程人员,画站点建造图、问技术原理、调站点数据……(此处省略千字)最终的结果是,客户CTO 非常惊讶,我们居然在这么短的时间内就完成了他开出的对价条件,让他扎扎实实地弄清楚了每个站点的土建成本。客户CFO也竖起大拇指说,你的坚持必有回报。 一周之后,客户回款5000万美元,AR清算胜利完成,税局也打消了对我司这笔交易的怀疑,撤销了之前开出的税款罚单。

于是,我们看到:

账务的同事们主动梳理我司LTC与客户PTP流程,了解客户内部接收发票的习惯、账务记账的流程,与客户CFO尽可能建立直接的联系。

全球仅17人支撑了全年789亿美元的回款确认及应收核销。

各个共享中心的会计对20万美金以上的合同,根据其在本国收入的重要性水平进行解析,全年解析80万个合同。审计师进行年审时,在收入成本领域的调整率低至0.019% ;跨年收入由1.19%下降为0.15%;收入合规的老大难问题,终于在大家的努力下,从公司的TOP风险清单中摘了剔除了。

天道酬勤,行者无疆

5.8级地震在凌晨5点突如其来,轰鸣般的巨响震彻阿尔及尔全城,大家从睡梦中惊醒,此时,整栋楼房已经在颤动,墙角脱坯开裂,吊灯摇摇欲坠,房屋内的各类陈设纷纷散落于地,发出惊悚地声响……这是刘旭来到阿尔及利亚担任主管会计经历的第一次地震。

2014年代表处业务量剧增,代表处经营中的配套支撑显然严重跟不上业务放量的需求。阿尔及利亚的签证很难办,一时也补不上人,代表处只能一个顶三,年末存货盘点工作交给刘旭一人承担。不少站点都在外省,车程至少要6个小时以上,在去站址现场盘点的路途中,他攀爬过山顶、踏足过荒郊,在寒风中瑟瑟发抖,在杂草中步履阑珊,为了节省时间多到几个站址实地勘查,一路上吃柑橘和饼干充饥,尽可能地减少奔波往返的时间。在他的微信朋友圈里,大家看到的是雪山的壮丽、独行的深沉,他从来不提一路的饥寒交迫与辛苦疲惫,他就是这样一枚朴实的代表处会计,充满活力、坚忍不拔、困难和问题留给自己。

首战用我、用我必胜

西非的陈志强,也是一个真汉子,为了建立财务站点存货盘点实战指引,足迹踏遍西非大地的尼日利亚、科特迪瓦、喀麦隆、布基纳法索等N个国家,奔波于中心仓、备件仓、区域仓、站点之间,仅现场站点、核心机房就实地验证了上百个。尼日利亚的天气炎热,大家都知道,中心仓APAPA的位置偏远,每次从办公室到中心仓至少需要三四个小时,有一次路途中警察查车,因司机驾照过期被扣车,陈志强毅然顶着烈日,一个人下车徒步走到中心仓。

于是,我们看到:

全球仅23人的成本核算团队负责了140万种物料、每年约300亿美元生产采购的标准成本核算。

标准成本预估与实际成本的偏差率持续控制在4%以内,不仅确保了成本核算的准确性,更有效支撑了关联交易定价、商务定价、产品线降成本的管理工作。

全球110位存货会计负责每年约700亿美元的存货核算与管理工作,存货报告已经能够按天出具。

同供应链、GTS成立存货账实一致项目组,经过三年的努力实现存货账实的目标,中心仓存货准确率达到99.98%,站点存货准确率达到98.93%,备件存货准确率达到99.96%。

板凳要坐十年热

大家都知道,我们公司的资金是全球集中调度的,在我们身边,有这样一群人,他们手中掌管着全球资金调拨的虎符。马阿丽,就是老板在市场大会上提到的那位同事,她99年毕业加入华为,第一个岗位就是资金调拔的财务权签,一干就是将近20年,估计这也是她在华为的最后一个岗位。马阿丽被破格提拔后,请我们大伙吃了顿大餐,一起畅忆那些可圈可点的日子,我们共同的感受是,老板说,板凳要坐十年冷,不过,像我们这样,板凳坐了快二十年的,应该算是板凳要坐十年热吧?!板凳倒底是热,还是冷,其实取决于你的心态和坚持。马阿丽跟我们说,最苦最累的日子,是公司没有使用网银系统之前,那个时候,她掌管40多个“大印”,每天要盖3000多个章,一天下来,端饭碗的手都打抖。说到这里的时候,大家都特别认同老板说的,要把先进装备武装到牙齿,也特别期待能够有更多的先进武器进入到我们的日常作业中。马阿丽连续12年支付零差错,这样的记录,今生足已自豪。

2014年临近春节的时候,由于我们历史上的应收账款核销不规范,导致某客户应收差异达XXX万。两名对账会计顶着零下三十度的严寒,从温柔乡成都一路跋涉到南疆,在客户侧蹲点六个多月,把历史账目一笔、一笔地核对清楚,最终把异常应收早已超期的XXX万元的全部回收。

听到这些小故事,任总谈到,在他看来,账务队伍最重要的考核标准就是责任心。

有了高度的责任心,就没有做不好的事情,俗话说,世上无难事,只怕有心人。前面提到的那些故事,背后无不透着责任心。责任结果导向,依然是我们要坚持的。在工作中认真负责、尽心尽力的员工,保持持续高质量输出的员工,败者拼死相救的员工,都是我们要激励的目标人群。要给他们更多的成长机会,给他们更好的学习机会。机会就是最好的培养,在岗位上不断地历练,他们就会成为各个领域的高级专家。责任心、责任心、责任心,重要的事情说三遍。

尾声

话匣子一旦打开,小故事就一个接一个地纷飞而来,讲不完、听不尽、记不全。下个会场的同事催促着任总过去,他起身给大家拜年,道了声“辛苦了”,转身就要去赶下个会场。出门前,勇敢的小伙伴们豁出去了,一定要围着任总照张合影。唯一遗憾的是,不知道今天老板会突访,没穿件漂亮的衣服合影,期待着下次再来突访。

二○一七年二月十四日

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