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掌管着华为所有资金支付她怎么做到12年零差错的?

华为考察229

1999年,研究生毕业的我入职华为,成为华为全球支付中心的一名员工。华为所有业务的资金支付,最后的指令都是由全球支付中心发出,而我是华为付款指令送往银行前的最后一道审核权签人。

从最初的“小马”,到现在新员工口中的“马老师”、“马姐”,十余年来,我每天都在和支付单据打交道,小到几元钱,大到数亿,已累计处理103.6万单,连续12年支付零差错。

今年在公司财经体系首届“支付工匠”评选中,我有幸当选。有人问我,你怎么做到的?俗话说,人非圣贤,敦能无过?我的12年零差错,其实是从两个错误开始的……

 

两个错误换来12年零差错

常有人好奇地问我,12年都不出错,是不是因为心思缜密?

恰恰相反。刚入职华为时,我其实蛮粗心的。我不是没有出过错,我是出了两笔重大差错的。

我的第一个岗位是出纳。当时意气风发,觉得这个岗位没有啥技术含量,自己是个研究生来做出纳大材小用,心有不甘。没想到,一个月之内,我却接连出了两个重大差错,被狠狠打脸。也就是这两次差错,深深地影响了我的职业生涯。即便这么多年过去,依然历历在目。

当时有两个供应商的名字很像,就差一两个字,我在审核的时候没太注意,把两个公司合并在一起付款了,约一千美元。

没几天,又有一笔供应商付款。本应扣除预付款后再支付,但是我又一次没注意,没有扣除预付款,直接全额支付了,约两千美元。

在部门月度核查银行对账单时,我的这两个重大差错被发现了。当主管严肃地告知我时,我整个人都懵了。主管并没有责怪我,而是耐心地和我分析造成错误的根因,我意识到是自己的心态问题:眼高手低,比较浮躁,只是把工作当做任务来匆匆完成,而不是作为自己事业的起点来用心追求,所以犯了本不该犯的错误。我自责又内疚,“这个都做不了! 还想啥呢?先把简单的事做好吧!”也非常感谢主管的宽容,给了我改进的机会。错付的这两笔钱后来我们也很快找供应商退回了。

从这以后,我时时告诫自己:在哪里跌倒就在哪里爬起来。

每次支付前,我会先在付款凭证中圈出需核对的收付款关键信息,填写票据后再逐项仔细检查一遍,同时提醒自己,这是钱不是算术题,要平心静气,不要忙中出错。付款完成的闲暇时,我会把付款要用到的合同、报关单、进账单、汇出汇款申请书等资料整理好,避免遇到紧急付款时手忙脚乱。

时间似乎就在这每天与数据打交道中匆匆而过,在支付会计岗位十年后,2011年我被安排到一个责任更重大的岗位——付款权签。这是资金流出公司的最后一道大坝。换句话说,大到供应商、客户数亿的票据,小到你在食堂吃到的新菜系、乘坐的班车、午间散步看到的新入池金鱼,都要经过我手中的印章,从数字雕琢成现实。

但若是稍有差池,公司白花花的银子就溜走了,变成空气,实在责任重大。尽管经验已经算比较丰富了,但我又想起了刚入职时的那两个差错,心中多少有些惴惴不安,我能胜任吗?

 

掌管40多个“大印”,每天盖章近3000次

压力很大,但我的动力更大。既然公司信任我,那我就要做到最好!

付款权签岗有一个很重要的就是,盖章授权。手握财务章,如握虎符,如果授权差错,带来的损失不可估量。

但当我打开两大盒四十几个财务专用印章,顿时花了眼。几十枚印章,颜色不一、材质不同,牛角、铜制、光敏、红胶、回墨等,多种多样;形状各异,圆形、椭圆、方形,带外壳的、不带外壳的等等……

这么多印章怎么用?答案只有一个:不知道!当时财务章由几名财务经理兼职分工承担,我做付款权签后就把财务章交由我专职保管,没有一个人知道所有的印章怎么盖。没有师傅领进门,修行只能靠个人了。于是我上网去咨询查阅相关资料,发现盖章看上去很简单,其实大有讲究。比如不同材质的印章要用不同的印油,传统印泥、光敏印油、翻斗印专用墨水等等;不同印章加印油的方式也不同,有每次盖印直接用印章蘸印泥的,有把后盖打开滴入印油的,有把印章倒立直接加油的。网上还有温馨提示:切不可混用印油,否则会导致印章报废!

翻看了数天资料后,我满怀信心地拿来一张废纸试验,准备见证一个美丽印章的诞生。但当手起章落后发现,这个印油太模糊、那个印油太少,桌子太硬打滑了,加了垫子太软变形了……尝试了一晚上,坐着盖、站着盖、弯腰盖,左手盖,右手盖,双手盖,用杂志垫、用日历垫……后来终于发现一个完美的印章,最好是垫着鼠标垫,再后来自己还总结了一个盖章流程的“标准广播体操”:“小小印章右手握,手掌找好着力点,左手紧紧按右手,用力向下使劲压,心中默念123”。

但实践中发现,各类票据的盖章要求不尽相同,门道甚多。如汇票盖章,要做到六个“不能”:不能压线、不能压其他印章或签字、不能倾斜、不能模糊不清、不能用错印章、不能漏骑缝。把这些要求默默记心间,然后行云流水般做完“广播体操”,一个完美的印章就完成了!

我开始爱上了这个美丽的印子,它比高原的日落、湖面的清风、林间的鸟鸣还要沁人心脾。不夸张地说,我甚至看到了世界人民在打电话时幸福的微笑。

而盖章不仅是个技术活,更考验人的是意志力和反应力。还记得在银企直连大规模上线之前,付款高峰时期,我每天要盖章2000-3000个,如果保守按2000个来算,基本每15秒钟要盖一个章。

看着堆成小山的凭证,我先深呼一口气,理顺盖章单据的优先顺序,一般是按业务的优先级,核对投标资料的收款银行信息、印章审批电子流后,再迅速处理盖章事项,账上没钱也不能对外付款,接着处理调拨、理财、定存单据,然后处理常规付款。银票盖章是技术活且量最大,要放最后压轴。盖完章之后,我都会再复核一次,确定有无差错。

集中付款日的时候,我通常会从早几乎一刻不停忙到晚。 八、九点回家吃晚饭时胳膊抖得厉害,都端不起饭碗,只好默默地告诉自己:“恩,以后要练练俯卧撑了。”

 

跨越职责边界,为公司规避300万美元损失

我知道,这么多年,我能做到这些,确实不是我的性格使然。我想说,只要有高度的责任心,扎实的专业知识,严格的流程遵从,人可以比程序更精确。

首先是扎实的会计基础,必须非常熟悉各会计模块,不然很多问题发现不了。

其次是严格的流程遵从。权签的动作给公司带来收益还是损失,是否符合公司政策,有没有经过审批,必须仔细审核清楚,不能出任何差错。全球198个国家,上千个银行账户,一天上万笔、上亿美元的付款,全部都要经过付款权签这道最后的关口。只有长期坚守严格的流程遵从、高度的职业敏感和高质量的工作输出,才能确保资金的安全。

我好奇心比较强,对流程的前因后果,都会去查清楚。一个单据,我经常会去探寻别人可能认为无价值的东西,不会“见山是山”,局限于一就是一,二就是二。看多了之后,往往就更容易发现一些问题。比如收款人的开户银行,会计系统里是这个银行,惯性思维会认为,那就应该是这个银行去收款。错误往往就隐藏在习惯之中,比如一位员工的工资收款账户是中国人民银行,这明显是不可能的。

在流程上即使责任不属于我,我也会去追溯。从职责要求来看,前面的流程只要是合规的,到了权签就应该付款。但是作为付款的最后一级审核权签人,相对来说,经验范围,职业敏感度要求更高。在我看来,责任是无边界的。我会在严格遵从流程的基础上,再从常规合理性上去看究竟该不该付款,去排除前面没有发现的地雷、隐患。

也正因为此,让我在工作中不仅无差错,而且避免了公司重大损失。

2013年的一天,我被告知有一笔子公司的大额付款,支付前端很着急,因为银行快下班了。流程上没有任何问题,但是我对大额付款子公司的清单却是熟记于心,这个子公司一般没有对供应商的大额付款。于是,我主动追溯前期环节,核查原始凭证。一核查,果然查出了问题。这张待支付发票的日期异常,发票日期是两年前,这笔近300万美元的单据,其实是历史遗留问题,因为供应商与公司有经济纠纷,是应该被冻结的付款。

发现问题的过程其实很简单,但是如果没有十多年的历练,敏锐的直觉,看似简单的过程也许难以实现。

 

于平凡中见坚韧

回想过往数载,掐指一算,到现在已经处理了数百万笔的付款,每笔付款安全、及时付出,每笔付款都从数字变成了通信塔、光纤。公司“共建全联接世界”的大愿景,自己也有一份小贡献,自豪感油然而生。

坦白说,我能做到12年支付无差错,不仅仅在于我个人,其实也是团队的智慧,以及公司流程变革使然。

作为一个老财经人,我见证了华为财经近二十年的变革。1999年时,支付中心只有十几个人,主要集中在集团业务。最初的支付流程还是出纳依据会计凭证原件,手写票据,权签依据会计凭证原件审核付款票据,盖章后付款。特别是每到月末、年未,工作量非常大,四五个筐,每个都装满四五十厘米厚的单据,我时常会感觉自己就像被淹没在票据之中,心里有时也会枯燥和烦闷,但是职责所在,随着时间的磨砺,焦燥日渐蜕变为内心的平实。

而从2013年起,银企直连SWIFT系统大规模上线,2016年智能支付通过测试初步上线,支付指令由系统对接传递给银行,付款效率和付款准确率都有非常大的改善。如今,华为的支付准确率甚至比银行高2000多倍。

被评选为“支付工匠”,我始终觉得“心里有愧”。每天逐字核对收付款信息,逐条核对流程遵从,这些都是职责分内之事,并没有多了不起。全球支付中心团队的每一个人都是这样做的。大到流程优化、系统上线,小到汇款附言填写、发票备注明确,每个人都全力专注于流程和细节,经常推敲、思考、讨论、分享,并在实践中不断改进,都在孜孜不倦追求付款质量的极致。

每个人都是一个向量,有大小有方向的量,合力是最大的,正是这种集体的工匠精神氛围,保证了付款安全、高效。

我们做的事也许很普通,但如果能够十年如一日坚持做好分内事,我想这不仅是对公司、对社会的一个交代,也是对自己内心的一个慰藉。

唯有匠心,不负光阴。

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